2.2
Dobra komunikacja w zespole
Za dobrą komunikację odpowiadają wszystkie osoby z zespołu. Ale gdy zarządzający i liderzy nie zadbają o standardy i dobre nawyki w tym obszarze, na pewno pojawią się problemy. „Jeżeli jesteś dobrym kucharzem, to nigdy nie pozwolisz na to, żeby noże, którymi pracujesz, były nieostre”. Jak więc je ostrzyć i dbać o swoją kuchnię? Oto porady, które opracowaliśmy na warsztatach.
Przeczytaj, jeśli jesteś
liderką lub liderem
Dbaj o dobrostan zespołu, ale bądź też uważna i uważny na siebie. Możesz to zrobić tak:
- rozdzielaj zadania zgodnie z kompetencjami i chęciami. Dobre relacje budują się na poczuciu, że jesteśmy tam, gdzie nasze miejsce;
- przed rozpoczęciem projektu określ zasady komunikacji, uwspólnij różne doświadczenia i wartości;
- staraj się, by każda osoba w zespole czuła się odpowiedzialna za to, co robi;
- ufaj swojemu zespołowi, unikaj nadmiernej kontroli;
- bądź szczery i nie skrywaj problemów, mów, co działa, a co nie;
- po trudnej rozmowie zawsze zapytaj na koniec osobę, z którą rozmawiasz: „Jak się z tym czujesz?”;
- dziękuj za konkretne rzeczy i podkreślaj wkład każdej osoby;
- daj każdej osobie przestrzeń do wypowiedzenia się;
- organizuj cotygodniowe spotkania zespołu, żeby porozmawiać o tym, co się dzieje w pracy przy projektach;
- co jakiś czas przemyśl na nowo, czego potrzebuje zespół dla ulepszenia komunikacji;
- stwórz warunki, by każda osoba mogła zostać wysłuchana i miała szansę powiedzieć, z czym się boryka oraz że potrzebuje wsparcia lub zaproponuj stworzenie znaku/słowa/hasła, które wskazuje, że dana osoba zmaga się z jakąś trudnością i chciałaby o niej porozmawiać;
- pozwalaj koleżankom i kolegom na pokazywanie siebie, wtedy czują się potrzebni i ważni;
- jeśli pracujesz w dużej organizacji, pomyśl o strukturze, w której każda osoba jest przydzielona do wybranego, posiadającego adekwatne kompetencje menedżera/kierownika, do którego może się zwrócić z konkretnym problemem;
- jeśli to możliwe, zdobądź finansowanie na indywidualną pomoc psychologiczną dla twojego zespołu;
- pamiętaj, że rytuały działają a komunikacja to nie tylko słowa.
Przykłady dobrych rytuałów:
- zaproś zespół na poniedziałkowe spotkania pt. „Z czym zaczynamy tydzień?”;
- zaproponuj cykliczne zebrania poświęcone trudnym sytuacjom, razem szukajcie rozwiązań;
- znajdź czas na spotkania zarówno w trakcie pracy, jak i poza: wspólne picie kawy, wyjazdy, wyjścia, plotki i rozrywki;
- wygospodaruj chwilę na świętowanie sukcesów zespołowych.
Przeczytaj, jeśli jesteś częścią zespołu,
a także liderką lub liderem
Rozwijaj umiejętność konstruowania informacji zwrotnych. To wcale nie jest łatwe, ale da się to robić tak:
- Mów o sobie, o swoich uczuciach i od siebie (np. „Ja czuję się…”, „Ja sądzę, że…”). Mów tak, żeby osoba, do której się zwracasz, zrozumiała, jak się czujesz i dlaczego.
- Przygotuj się wcześniej. Zastanów się, co chcesz powiedzieć.
- Doceniaj i zauważaj to, co dobre. W następnej kolejności przekaż, co nie działa. To metoda kanapki – pomiędzy dwie kromki chleba wkładasz plaster szynki lub sera, czyli to, co ci się nie podoba, pieczywo zaś jest tym, co pozytywne. W ten sposób ukrywasz negatywny komunikat między dwoma pozytywnymi.
- Podkreśl, że trudna sytuacja, o jakiej mówisz, to twoja perspektywa: „Ja odczuwam to w ten sposób… i chciałabym/chciałabym poznać twoje zdanie”. Zaproponuj znalezienie wspólnego rozwiązania.
- Ważne, by jasno zakomunikować, że nie chcesz nikogo o nic obwiniać,tylko porozmawiać.
- Negatywny komunikat zmień na radę, czyli informację jak można poprawić to, co nie działa.
- Odwołaj się do tego, co nas łączy, czyli do wspólnego celu.
- Dostosuj komunikaty zwrotne do sytuacji i konkretnych ludzi.
- Nie zamykaj się w sobie, powiedz: „Widzę, że coś cię martwi. Czy możemy porozmawiać?”.
- Doceń czyjąś pracę. Nie musisz wyciągać szampana, wystarczy, że powiesz: „Włożyłaś/włożyłeś w to dużo pracy”, „Dziękuję za twój wkład”.
Stawiaj granice. Na przykład tak:
- Kiedy wymieniasz się informacjami na komunikatorach, tworzysz nowe grupy tematyczne, dzielisz się z innymi osobami z zespołu wiedzą i przemyśleniami, to zaproponuj i przestrzegaj zasady: „Nie piszę po godzinach pracy”.
- Przestrzegaj ustalonych w zespole godzin pracy i innych zasad, które sprawiają, że ludzie dobrze się czują.